چاپگر چندکاره چیست؟ بهترین چاپگر همه کاره چیست؟

چاپگر چند منظوره (MFP) دستگاهی است که عملکردهای چاپگر، دستگاه کپی، اسکنر یا فکس را در یک دستگاه ترکیب می کند. MFP ها یک انتخاب محبوب برای مشاغلی هستند که به دنبال بهینه سازی دارایی ها، کاهش هزینه ها و بهبود عملیات هستند. با این نوع چاپگر نیازی به داشتن تجهیزات زیادی ندارید. چاپگرهای چند کاره شما می توانند 2 کاره، 3 کاره و 4 کاره باشند. تعریف 2 عملکرد به این معنی است که با 2 دستگاه (اسکنر و چاپگر) کار می کند.

راهنمای خرید چاپگر چندکاره

پرینتر چند کاره بهترین چاپگرها برای استفاده خانگی و مشاغل کوچک هستند. با وجود این دستگاه ها، نیازی به خرید پرینتر، اسکنر و دستگاه فکس به صورت جداگانه نیست. تمام نیازهای شما با دستگاه چند منظوره برآورده می شود. استفاده از دستگاه فضای کمتری را اشغال می کند و هزینه کمتری نیز می کند. در زیر مزایا و معایب این نوع چاپگر آورده شده است تا به کسانی که قصد خرید این نوع چاپگر را دارند کمک کند.

مزایای چاپگرهای چند کاره

راهکارهای اداری

اکثر سازندگان چاپگر مدل‌های چند منظوره را ارائه می‌کنند که قابلیت‌های چند دستگاه را در یک واحد ارائه می‌دهند. این دستگاه ها معمولاً شامل قابلیت های چاپ، اسکن، کپی و فکس در یک دستگاه هستند. در ابتدا، این دستگاه ها به کاربران خانگی و مشاغل کوچک فروخته می شد، اما بسیاری از تولیدکنندگان مدل های بزرگتر و قدرتمندتری را برای استفاده در مشاغل متوسط ​​و بزرگ ارائه می دهند. درک مزایا و معایب پرینترهای چند کاره می تواند به شما کمک کند هنگام خرید یک دستگاه جدید تصمیم درستی بگیرید.

دسترسی

چاپگرهای همه کاره ویژگی های اضافی را ارائه می دهند که در غیر این صورت نمی خرید. اگر معمولاً تعداد زیادی فکس ارسال یا دریافت نمی کنید، احتمالاً روی یک دستگاه فکس جداگانه سرمایه گذاری نکرده اید. یک چاپگر چند منظوره با قابلیت فکس به شما امکان می دهد فکس هایی را ارسال و دریافت کنید که قبلاً نمی توانستید دریافت کنید. همچنین اسکن یک مورد و سپس چاپ آن با استفاده از همان دستگاه بسیار راحت است.

صرفه جویی در فضا

یکی از بهترین مزایای پرینترهای چندکاره میزان فضای ذخیره شده آنهاست. به جای یافتن مکانی برای چاپگر، اسکنر و دستگاه فکس، می توانید همه آن دستگاه ها را در یک فضای محدود داشته باشید. این به نفع دفتر شما است زیرا کمتر با عملکردهای تجاری شلوغ است و به سازماندهی آن کمک می کند. علاوه بر این، بیایید جنبه راحتی را فراموش نکنیم.

صرفه جویی در مصرف برق

به عنوان یک قاعده کلی، چاپگرهای چندکاره فقط به یک سیم برای تغذیه کل تنظیمات نیاز دارند. یک کابل واحد نه تنها تراکم را کاهش می دهد، بلکه میزان برق مورد نیاز برای کارکرد دستگاه را نیز کاهش می دهد. این صرفه جویی در مصرف برق باعث صرفه جویی بیشتر در هزینه نیز می شود.

معایب پرینترهای چندکاره

بزرگترین عیب پرینترهای چندکاره زمانی است که مشکلی پیش بیاید. جنبه چند منظوره دستگاه نیز می تواند نقطه ضعفی باشد. زیرا اگر یکی از عملکردهای دستگاه از کار بیفتد، ممکن است همه عملکردهای دیگر نیز از کار بیفتند. مشکل جوهر یا تونر ممکن است مانع از چاپ، فکس و اسکن شود. یکی دیگر از معایب پرینترهای چندکاره می تواند عدم عملکرد با کیفیت در مقایسه با یک دستگاه یکبار مصرف باشد. یک دستگاه فکس در یک دستگاه چندکاره ممکن است تمام عملکردهای یک دستگاه فکس را ارائه ندهد.

آیا چاپگر چندکاره برای شما مناسب است؟

برای تصمیم گیری واضح در مورد اینکه کدام چاپگر چندکاره برای شما مناسب است، باید سوالات درستی بپرسید. در اینجا 10 موردی که باید قبل از خرید چاپگر چندکاره بدانید آورده شده است. در ادامه ده نکته را که در خرید چاپگر چندکاره باید در نظر بگیرید را بیان کرده ایم.

1. نیازهای خود را بشناسید.

دریابید که یک چاپگر چند کاره آوافرهنگ چه کاری می تواند برای شما و کاربران نهایی شما انجام دهد. فراتر از چاپ و کپی، چگونه از چاپگر چند منظوره خود برای مدیریت اسناد، کاهش کاغذ، ساده کردن گردش کار، اسکن در فضای ابری، کار از راه دور و موارد دیگر استفاده می کنید؟ هر روز کپی، پرینت، فکس، اسکن و موارد دیگر را انجام دهید. چند بار کار ایمیل را انجام خواهید داد؟ چند کاربر دستگاه را به اشتراک خواهند گذاشت؟ آیا باید رنگی فعال شود؟ بی سیم؟ آیا تلفن همراه هستید یا به ابر متصل هستید؟ الزامات زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

2. درک کل هزینه مالکیت (TCO) و مزایای هزینه-ارزش.

هنگام ارزیابی یک چاپگر چند منظوره، فقط بر روی هزینه سخت افزار اصلی تمرکز کنید. عوامل دیگری مانند قیمت دستگاه وجود دارد که باید در نظر گرفته شود. وقتی هزینه جوهر در نظر گرفته شود، اولین MFP کم هزینه همیشه دارای TCO برابر یا بهتر از MFP لیزری با کارایی بالاتر است. علاوه بر این، تجهیزاتی که استفاده و نگهداری آنها دشوار، غیرقابل اعتماد و فاقد ویژگی ها و قابلیت های لازم برای تولید نتایج مطلوب به صورت کارآمد و مؤثر است، می تواند TCO را تا حد زیادی افزایش دهد.

چاپگر چندکاره شما می تواند دارایی مفیدی در مدیریت و کنترل هزینه های چاپ و تصویربرداری باشد و همچنین در صورت انتخاب هوشمندانه می تواند قابلیت های جدیدی را به سازمان شما اضافه کند. در نظر بگیرید که چگونه چاپگرهای چند منظوره می توانند هزینه کل مالکیت دارایی های چاپ و تصویربرداری را برطرف کنند، مدیریت منابع را در سراسر سازمان بهتر تراز کرده و بهبود بخشند، و کارایی فرآیند کسب و کار را بهبود بخشند.

3. بدانید اشخاص ثالث چه می گویند.

داده های مربوط به عملکرد واقعی، خدمات و پشتیبانی گزارش شده در برگه های داده فروشنده را با داده های آژانس های آزمایش مستقل مقایسه کنید. کارشناسان صنعت در مورد کیفیت و عملکرد محصول مورد نظر شما چه می گویند؟ نظرات کارشناسان در مورد MFP های زیراکس را بیابید.

4. یاد بگیرید که ملحق شدن به یک شبکه موجود چقدر آسان است.

به این فکر کنید که سیستم MFP شما چقدر می تواند به راحتی با شبکه موجود شما یکپارچه شود. آیا اجرای آن آسان است؟ آیا به حداقل آموزش نیاز دارد؟ آیا همراه با نرم افزار یا جادوگرانی است که شما را در نصب، عیب یابی و به روز رسانی راهنمایی می کند؟

اگر گروه کاری شما نیاز به چاپ آسان از دستگاه های توزیع شده (تلفن های همراه، تبلت، لپ تاپ و غیره) در یک مکان دارد، به خرید یک چاپگر چندکاره بی سیم یا Wi-Fi فکر کنید. چاپگر Wi-Fi یکپارچه بدون سیم کشی یا کابل کشی به شبکه متصل می شود. این کار باعث می‌شود که چاپ با تلفن همراه بدون اینکه در مسیر سیم‌های سنگین قرار بگیرد، آسان می‌شود.

5. بدانید چقدر استفاده از آن آسان است.

با تهیه یک چاپگر چند منظوره که کار با آن آسان است، از تنگناها و از کار افتادن پرهزینه پرسنل جلوگیری کنید. رابط کاربری بصری، حداقل نیازهای آموزشی، و دسترسی آسان به کمک آنلاین و اسناد را بررسی کنید. اگر به پشتیبانی نیاز دارید، بررسی کنید که آیا محصول تحت پوشش خدمات و پشتیبانی ارائه شده توسط سازنده قرار دارد یا خیر.

رابط های تبلت استفاده از آخرین نسل پرینترهای چندکاره را آسان می کند. آنها به شما این امکان را می دهند که با رابط های رایانه لوحی همانطور که در تلفن هوشمند یا رایانه لوحی کار می کنید کار کنید، و با برنامه های تعبیه شده در رابط، می توانید ابزارهایی را برای گردش کار شخصی خود اضافه، حذف یا جایگزین کنید.

چاپگرهای چندکاره سیار با قابلیت اتصال ابری کار را تقریباً از هر نقطه ای آسان می کنند. در این MFP ها، برنامه ها به میانبرهای شما برای دانلود، اشتراک گذاری، چاپ، اسکن، توزیع - حتی ترجمه - اسناد در حال حرکت تبدیل می شوند.

6. مهارت های چندوظیفه ای او را بشناسید.

به دنبال یک چاپگر چند کاره باشید که واقعاً بتواند چند کار را انجام دهد. آیا کاربران می توانند به تمام عملکردهای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند، حتی اگر عملکردهای دیگری از قبل در حال استفاده باشند؟ توجه داشته باشید که برخی از محصولات، مانند All-in-Ones (AiOs)، عملکردهای متعددی را در یک دستگاه ارائه می دهند، اما ممکن است چند منظوره نباشند. اگر همه عملکردهای چاپگر چندکاره را به طور همزمان انجام ندهند، ممکن است به دلیل مشکلات با خطر خطا مواجه شوید.

7. قابلیت های ارتباطی دو طرفه آن را بشناسید.

عدم ارسال به موقع و دقیق اطلاعات به کاربران و مدیران فناوری اطلاعات در مورد وضعیت کار، صف ها و تجهیزات، حواس پرتی بیشتری را برای شما و کارکنانتان در حل، پیشگیری یا پیش بینی مشکلات ایجاد می کند. یک اتصال دو طرفه قوی، هم در MFP و هم در سراسر شبکه، برای عملکرد مداوم محصول ضروری است. امکان چاپ کارها از دسکتاپ و امکان مشاهده وضعیت دستگاه و صف های کار در دستگاه ها و شبکه ها را بیابید.

8. با مدیریت دستگاه موجود، اطلاعات از راه دور و پشتیبانی آشنا شوید.

تعهد فروشنده خود به ارائه ابزارهای قدرتمند مدیریت دستگاه و ناوگان را در نظر بگیرید. این همان چیزی است که اکنون یا در آینده می خواهید. نرم افزار مدیریت ارتباط دستگاه را پیدا کنید که در دسترس بودن و زمان کار چاپگر چندکاره شما را بهینه می کند. آیا تامین کننده زمان پاسخگویی خوب و کیفیت ثابت خدمات را ارائه می دهد؟ برای اطمینان از یک دفتر کارآمد و مولد، باید مطمئن شوید که چاپگر چندکاره شما دائماً روشن است.

چاپگرهای چند منظوره پیچیده تر به شما امکان می دهند نه تنها ناوگان، بلکه داده های خود را نیز مدیریت کنید. با ابزارهای یکپارچه مناسب، مانند ادغام با خدمات چاپ مدیریت شده، MFP شما به مرکز محیط سند شما تبدیل می شود. می‌تواند فرآیندهای کسب‌وکار را خودکار کند، مدیریت دستگاه از راه دور را ساده‌سازی کند و از میز کمک شما با ابزارهای یکپارچه پشتیبانی کند. یک رابط متصل به برنامه، دری را به روی قابلیت های آینده دستگاه و مدیریت اسناد باز می کند.

9. بدانید که آیا سطح امنیت و حریم خصوصی مورد نیاز شما را فراهم می کند یا خیر.

آیا این ابزار سطح مناسبی از امنیت را برای کسب و کار شما فراهم می کند؟ آیا برای ایجاد امنیت بیشتر با تغییر نیازهای شما مقیاس پذیر است؟

چاپگرهای چند منظوره بدون علامت می توانند نقاط ورودی آسیب پذیر برای نقض داده ها یا حملات مخرب باشند. بهترین راه برای ایمن نگه داشتن داده‌هایتان این است که چاپگرهای چند منظوره را انتخاب کنید که از استانداردهای صنعتی برای جلوگیری از نفوذ، تشخیص دستگاه و رمزگذاری داده‌ها فراتر می‌روند. همچنین به دنبال تولیدکنندگان چاپگرهای چند منظوره باشید که با کارشناسان امنیت فناوری اطلاعات مانند Trellix و Cisco کار می کنند.

10. دریابید که چه نرم افزارها و راه حل هایی در دسترس هستند.

بدانید که چه نرم افزاری و راه حل های سازگاری از فروشنده و شرکای راه حل شما در دسترس است.

یک چاپگر همه کاره می تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای تکراری و پیچیده اسناد را ساده کنید و اسناد کاغذی خود را به صورت الکترونیکی مدیریت، ویرایش و بایگانی کنید. با یک چاپگر چند منظوره و یک برنامه نرم افزاری ساده، می توانید اسناد کاغذی را به فرمت الکترونیکی تبدیل کرده و آنها را به مقاصد مختلف ارسال کنید - ایمیل، ذخیره سازی اسناد مبتنی بر ابر، پوشه های شبکه، چاپگرهای راه دور، اتوماسیون پشتیبان گیری سیستم و غیره. اسکن تک

چاپگرهای چند منظوره با قابلیت های نرم افزاری این فرآیندها را یک قدم جلوتر می برند. آن‌ها ویژگی‌ها و عملکردها را در یک برنامه کاربردی قرار می‌دهند، درست مانند آنچه در تلفن همراه یا رایانه لوحی پیدا می‌کنید. آنها به شما امکان می دهند از ابر چاپ کنید یا در فضای ابری اسکن کنید، و تلفن های هوشمند را به MFP های Wi-Fi متصل کنید تا بتوانید در هر کجا و در هر زمان کار کنید.

هنگامی که به اطلاعاتی که با پرسیدن این سؤالات جمع آوری کرده اید مسلح شدید، آماده تصمیم گیری درست برای کسب و کار خود خواهید بود.

چاپگرهای همه کاره به شما کمک می کنند تا فرآیندهای تکراری و پیچیده اسناد را ساده کنید و به شما کمک می کند اسناد کاغذی خود را به صورت الکترونیکی سازماندهی، ویرایش و بایگانی کنید. با یک چاپگر چند منظوره و نرم افزار ساده، می توانید اسناد کاغذی را به فرمت الکترونیکی تبدیل کنید و با یک اسکن آنها را به ایمیل، ذخیره سازی اسناد، پوشه های شبکه و حتی چاپگرهای راه دور ارسال کنید.